ما هو نظام نقاط البيع POS . . . ؟

يعود ظهور نظام نقاط البيع POS في السبعينيات من القرن الماض على هيئة جهاز يشكل كل زر فيه منتج، ولا تتعدى إمكانياته حساب الفاتورة والضرائب والنقد الموجود في الدرج، ومع التطور التكنولوجي المهول  وتقنيات الحاسوب وظهور التخزين السحابي، أصبحت أنظمة نقاط البيع قادرة على المساعدة في إدارة جميع جوانب الأنشطة التجارية بفعالية وكفاءة.

إن تشغيل مشروعك التجاري الصغير أو متجرك هو عملية تتطلب الكثير من الأدوات والعمليات المختلفة بغض النظر عن الفكرة الممتازة والتفاني في مجال تخصصك ، ستحتاج أيضًا إلى نظام أساسي يمكنك من خلاله التعامل مع المعاملات.

نظام نقاط البيع حل تقني يساعدك في تسهيل إدارة أنشطة متجرك الإلكتروني المتزايدة بشكل يومي وقبول المدفوعات مع تتبع المبيعات، فما هي نقاط البيع وما مميزاتها وكيف تعمل وما الفائدة التي ستعود على مشروعك منها؟ في هذا المقال أعددنا لك كل شيء تحتاجه لمعرفة كل هذه المعلومات.

أولاً: ما هو نظام نقاط البيع POS . . . ؟

نظام نقاط البيع POS أو برنامج المبيعات هو نظام يساعد العملاء على إتمام عمليات الدفع لمشترياتهم، سواء عبر المحلات التجارية العادية أو الإلكترونية. ويساعد الأنشطة التجارية على تسجيل المدفوعات ومتابعتها وإدارة مخزون المنتجات، والعمليات الأخرى المؤثرة في سير العمل، مثل الموارد البشرية والموردين وما إلى ذلك.

ثانياً: مميزات نقاط البيع POS  . . . ؟

قبل اختيار أنظمة أو برامج نقاط البيع تحتاج إلى التأكد من أنه يوفر لك هذه الميزات:

·         معالجة المدفوعات

معالجة المدفوعات أحد اهم الوظائف الأساسية التي تستفيد منها عند تطبيق نظام نقاط البيع، حيث يمكنك قبول الدفع النقدي، أو ببطاقات الائتمان أو بطاقات الخصم أو الدفع عبر محفظة الهاتف أو غيرها من طرق الدفع المختلفة.

·         سهولة إدارة المخزون

يجب أن تزودك أنظمة نقاط البيع بمعلومات دقيقة ومحدّثة دائمًا حول مدى توّفر كل منتج في مخزونك، والمنتجات التي بيعت أكثر من غيرها وكمية كل صنف، وهذا يغنيك عن طلب المزيد من منتجات لديك الكثير منها في المخزون.

·         تقليل الأخطاء

من خلال أنظمة نقاط البيع، ستقل الأخطاء البشرية في التجارة الإلكترونية وخاصة في الأنشطة اليومية المرتبطة بمجال المحاسبة، حيث يتم كل شيء بشكل أوتوماتيكي يتيح لك الحصول على تقرير واضح بكل المعاملات اليومية مع نسبة خطأ معدومة.

·         توفير الوقت

بمساعدة أنظمة نقاط البيع يستطيع العميل أن يشتري في وقت أقصر وبالتالي توفر عليه في الوقت، وهو ما يحسن تجربة التسوق في متجرك ويضمن رضى العميل عنها، كما يوفر نظام نقاط البيع عليك في إجراء العمليات المعقدة مثل حساب الضرائب والخصومات، بسهولة وسرعة وكفاءة.

·         تتبع سلوك العملاء

من المهم لأي مشروع أن يعرف العملاء الذين اشتروا والمنتجات الأكثر في الشراء، حيث يساعد هذا في معرفة العروض الأفضل التي يمكنك تقديمها في المستقبل وتلك التي لا يقبل عليها العملاء، وبهذا تساعدك نقاط البيع في فهم عملائك.

·         تقارير المبيعات

برامج نقاط البيع تمنحك أيضا تقارير وافية بالمبيعات الخاصة بك والتي يتم تحديثها دورّيا، لأن هذا ينعكس في القرارات الحالية والمستقبلية لعملك ويمنحك الفرصة لتطوير استراتيجيات المبيعات.

·         تسهيل خدمة العملاء

من المفترض أن يسهل نظام نقاط البيع على عملائك من خلال تسهيل البحث السريع عن المنتجات، وحساب التكاليف والخصومات بسرعة ودقة، وتطبيق الضرائب على الفاتورة وهو ما يوفر وقت عملائك ويحسن تجارب الشراء.

·         تصنيف المنتجات والخدمات

لدى أنظمة نقاط البيع أيضا القدرة على تصنيف المنتجات بسهولة سواء حسب النوع أو الخصومات أو السعر أو غير ذلك، وبهذا تستطيع تحديد أماكن المنتجات في المخزون والتسهيل على الموظفين الذين يتعاملون مع المخزون.

ثالثاً: ما هي مكونات نظام نقاط البيع POS؟

تتكون أنظمة نقاط البيع من برمجيات وعتاد صلب Hardware، بعض الأنشطة مثل المتاجر الإلكترونية لا تحتاج لعتاد وتتكون من البرمجيات فقط.

·         البرمجيات Software

هو المكون الأساسي لنظام نقاط البيع، ويضم مميزات النظام كافة، بدءًا من إتمام عملية الدفع إلى جرد المخزون والتقارير، عبر الأقسام التالية:

·         إدارة المنتجات

 يمكنك عبر نظام نقاط البيع تصنيف منتجاتك وترتيبها، حسب النوع أو العلامة التجارية أو المواصفات مثل اللون أو الحجم أو المقاس، وكتابة مواصفات كل منتج، بجانب إمكانية عمل منتجات مركبة من عدة منتجات.

·         إدارة المخزون

 يهتم قسم إدارة المخزون في متابعة مستويات مخزونك في الوقت الحقيقي، ومعرفة حركة كل صنف، والأصناف الأكثر أو الأقل مبيعًا. ويُشعرك عند وصول كمية منتج ما للحد الأدنى، ويساعدك في إدارة المُرجع بكل سهولة.

·         إدارة الموردين

يمكنك عبر بعض أنظمة نقاط البيع الحديثة إدارة الموردين، بإضافة بياناتهم ومتابعة طلبياتك وفواتيرك والأقساط المطلوبة منك.

·         إدارة علاقات العملاء CRM

 يختص قسم إدارة علاقات العملاء بمتابعة نشاط عملائك وسلوكهم الشرائي، وجمع البيانات الخاصة بهم كالبريد أو رقم الهاتف. كما يدعم برامج ولاء العميل التي تهتم بتقديم الهدايا والعروض.

·         إدارة الموظفين

 يمكنك عبر النظام إضافة الموظفين وتسجيل بياناتهم وأرشفة مستنداتهم، بجانب إمكانية منح كل موظف الصلاحيات المناسبة له وتحديد مواقيت عمله ومتابعة أدائه.

·         إدارة الأصول

 يساعدك نظام نقاط البيع على إدارة أصولك بجميع أنواعها، سواء كانت ثابتة أو متداولة أو غير ملموسة، وهي كل ما يملكه النشاط التجاري وله قيمة مثل العقارات والسيارات. يمكنك إضافتها في النظام وحساب قيمتها.

·         العتاد الصلب Hardware

يضم نظام نقاط البيع عدة أجهزة ضرورية لضمان سير العمل، كل جهاز مسؤول عن أداء وظيفة معينة، هذه الأجهزة هي:

·         الجهاز الرئيسي

وقد يكون جهاز حاسوب أو جهاز لوحي أو حتى جوال حديث، يمكن عبره إدارة المنتجات وعمليات الشراء ومشاهدة الفاتورة، وغيرها من المهام.

·         قارئ الباركود

·         وظيفته الأساسية إضافة المشتريات في النظام عند اختيارها من قِبل العميل، عبر مسح رمز الباركود على المنتج لإضافته على الفاتورة.

·         قارئ بطاقات الدفع

لإكمال عملية الدفع عبر البطاقات المصرفية، يعمل عبر تمرير البطاقة ثم إدخال الرمز السري، ومؤخرًا ظهرت أجهزة للدفع بدون تلامس.

·         طابعة

تُستخدم لطباعة الفواتير والإيصالات، وغالبًا ما تكون بحجم صغير، لطباعة إيصالات في أوراق صغيرة، بعض أنظمة نقاط البيع يمكنها إرسال الفواتير والإيصالات عبر البريد الإلكتروني.

·         درج النقود

 للاحتفاظ بالمبالغ المدفوعة نقدًا للشراء.

رابعاً: 5 خطوات للحصول على نظام نقاط البيع المناسب لنشاطك التجاري

بالرغم من تشابه أنظمة نقاط البيع في وظائفها، لكنها تختلف في بعض الخصائص والمميزات. حصولك على النظام المناسب يوفر عليك الكثير من العمل اليدوي ويساعدك على أداء عمليات نشاطك التجاري بكفاءة. لتحصل على النظام المناسب، اتبع ما يلي:

الخطوة الأولى: حدد متطلباتك من النظام

ابدأ بإعداد قائمة المهام المطلوبة في النظام، ودراسة الأنظمة التي تستخدمها النشاطات التجارية المشابهة لأعمالك

الخطوة الثانية: حدد نوع النظام

يوجد نوعان رئيسيان من الأنظمة، هما:

الأنظمة العادية

تسمى بالأنظمة في مكان العمل on premise، ويكون النظام مثبت على جهاز حاسوب عادي أو مخدّم في حالة الشركات الكبيرة، وتكون كل المعلومات والبيانات على هذا الجهاز فقط. لا يتطلب هذا النوع اتصالاً بالإنترنت، ويناسب المحلات التي ليس لها فروع، وفي المناطق التي تضعف فيها شبكات الاتصالات.

الأنظمة السحابية

لا تحتاج الأنظمة السحابية إلى جهاز مخصص لتثبيت النظام وحفظ البيانات المختلفة، فالبيانات تُحفظ على خوادم الإنترنت، لذا تحتاج لاتصال إنترنت، مع قدرة أغلب الأنظمة على العمل في حالة انقطاع الاتصال وتحديث البيانات تلقائيًا بمجرد الاتصال.

الخطوة الثالثة: حدد ميزانيتك

تختلف تكلفة النظام حسب مقدار ونوع المميزات بشكلٍ أساسي، فكلما زادت أقسام نظام نقاط البيع الخاص بك، ازدادت تكلفته. كما من المهم التأكد من أي مصاريف خفية للنظام قبل الشروع بإعداده. على سبيل المثال، تتطلب الأنظمة السحابية ميزانية شهرية مخصصة لدفع الاشتراك بخادم الإنترنت Server والنطاق Domain.

الخطوة الرابعة: اختيار نظام نقاط البيع POS الخاص بك

بعد جمع المعلومات اللازمة، تحين مرحلة برمجة النظام للحصول عليه وتشغيله. لكن برمجة نظام معقد من الصفر قد يكون أمرًا صعبًا ومكلفًا، وبوجود العديد من الأنظمة مفتوحة المصدر التي يمكن تخصيصها لتناسب احتياجاتك، مثل يوني سنتا Unicenta، وليمون Lemon POS، وأودو Odoo الذي يُعدّ من أشهر وأفضل الأنظمة مفتوحة المصدر، يصبح من الأسهل الحصول على نظام يناسبك.

الخطوة الخامسة: تثبيت نظام نقاط البيع وتهيئته

قبل الشروع بتثبيت النظام على أجهزة نشاطك التجاري، تأكد من استيفائه لجميع المتطلبات. ثم ابدأ بتهيئته للعمل بانسيابية مع متطلبات عملك والاستفادة من ميزاته كافة

الخاتمة

تعد نظم نقاط البيع أحد العوامل المهمة في ضبط عمليات المبيعات على مستوى المشاريع الصغيرة والمتوسطة، ويمتد أثرها ليصل مختلِفِ الأعمالِ الإداريةِ والماليّةِ المتعلّقةِ بإدارةِ المبيعاتِ والمخزونِ والمشترياتِ والتمويل، فهي توفر المعلومات التي تحتاجها في وقتها المناسب، وهذا يعني توفير المال الذي سيجعل عملك أكثر ربحية، هذا بالإضافة إلى كون نظم نقاط البيع متطلبًا لعمليات التمويل التي يحتاجها مشروعك التجاريّ.