فريق بعيد؟ لا مشكلة! اكتشف الأدوات المثالية لإدارته بكفاءة وإحترافية
أثر الوباء على طريقة عمل الأشخاص والشركات قد أدى إلى انتشار مصطلح "الاستقالة الكبرى". ولتحقيق توازن صحي بين العمل والحياة والحفاظ على المواهب، انتقلت الشركات إلى تقديم العمل الهجين وعن بعد. وإذا كنت تعتقد أن العمل من المنزل هو الأفضل بالنسبة لك، فأنت لست وحدك. حوالي ثلث العاملين في المكاتب في الولايات المتحدة عادوا إلى العمل شخصيًا بالكامل، بينما تم الاحتفاظ بمرونة العمل في بلدان أخرى. لكن، إدارة فريق بعيد يمكن أن يكون تحدٍ حقيقي. دون الاجتماعات وجهًا لوجه، قد يفقد الموظفون شعورهم بالانتماء، ولذلك، نحتاج إلى أدوات وخطط مناسبة للحفاظ على التواصل والتعاون. في هذه المقالة، سنلقي نظرة على طرق بسيطة وفعالة يمكن استخدامها لإدارة فريق بعيد وتعزيز التعاون والمشاركة. فهل أنت مستعد لمعرفة المزيد؟
ضع التوقعات
بناء ثقافة الثقة
إجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة
تقديم التشجيع والدعم العاطفي
صقل المهارات عن بعد
الأدوات المناسبة للقوى العاملة لديك في العمل عن بعد :
6.1 أدوات الاجتماع
6.2 أدوات إدارة المشروع
6.3 أدوات التعاون
6.4 أدوات الاتصال
6.5 أدوات مشاركة المستندات
6.6 أدوات تتبع الوقت
7. بناء الفريق وأدوات الثقافة.
1. ضع التوقعات
إذا كنت تدير فريق عمل، فعليك تحديد التوقعات بشكل واضح. اشرح للموظفين ما يُتوقع منهم، وحدد مخرجات محددة يمكنهم العمل عليها يوميًا وأسبوعيًا. تأكد من أن هذه التوقعات واقعية وممكنة، واحتوى على جداول زمنية واضحة. ولكن يجب أن تترك مساحة للمرونة، خاصة إذا كان الفريق يعتمد على بعضهم البعض للحصول على المعلومات. و التركيز على النتائج الملموسة أيضًا مهم، على سبيل المثال، يمكن أن يحدد مدير وسائل التواصل الاجتماعي هدفًا لزيادة نسبة المشاركة على Facebook بنسبة 2% خلال شهر معين. يجب أن تكون هناك إمكانية الوصول إلى الفريق وتوفير الدعم اللازم لجميع الموظفين. كمدير، تحتاج إلى تحديد جدول عمل محدد للاجتماعات الدورية لمناقشة المشروع وتحديد أي عقبات أو تحديات في تحقيق النتائج. لا تنسى تحديد حدود لساعات العمل حتى لا يعمل الموظفون لساعات إضافية غير مألوفة، وهذا سيساعد على الحفاظ على توازن الحياة العملية.
2. بناء ثقافة الثقة
كيف يمكن بناء ثقافة الثقة في بيئة العمل عن بعد؟ الأمر ليس سهلاً، فقد لا تقابل موظفيك كل يوم وهذا يجعل من الصعب معرفة ما يفعلونه ومتى. ولكن، الثقة هي المفتاح الأساسي لتطوير بيئة عمل جيدة في هذا الوضع الجديد. إذا كنت مديرًا جديدًا، فعليك التحدث مع المدير التنفيذي أو فريق الموارد البشرية للتعرف على قوة وضعف فريقك ومستوى الإدارة المطلوب. وللموظفين الحاليين، فعليك أن تعرف ما يمكنهم فعله ومستوى العمل الذي يمكنهم تقديمه. عند التعيينات الجديدة، يمكنك الاطلاع على سيرتهم الذاتية أو مقابلتهم في البداية، ثم يمكنك تسجيل وصول يومي لمتابعة عملهم وتقديمه للفريق. ولا تدفع نفسك إلى الإدارة الدقيقة، بدلاً من ذلك ثق في موظفيك واتركهم يأتون إليك عندما يحتاجون إلى مساعدة. والأهم من ذلك، عند العمل عن بعد يمكن للأشخاص القيام بأشياء تمنحهم حياة أكثر قوة وتمكنهم من العمل بشكل ممتاز، كما قالت الكاتبة الثقافية آن هيلين بيترسن في برنامج عزرا كلاين.
3. إجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة
تسجيل الوصول والاجتماعات بانتظام أمر مهم، لكن يعتمد على فريقك وظروف عملك. في بعض الأوقات ستحتاج إلى المزيد من الاجتماعات والمناقشات، وفي بعض الأوقات يجب عليك القيام بالأمور عن طريق البريد الإلكتروني أو أدوات الاتصال الأخرى. كما يتطلب الأمر التنظيم والتوجيه لبعض أعضاء الفريق، ولذلك عليك التأكد من تلبية احتياجاتهم ومتطلباتهم من خلال الاستماع لتعليقاتهم وأفكارهم. الأهم من ذلك كله هو ضمان أن الفريق على نفس الصفحة ومتوافقين في العمل.
4. تقديم التشجيع والدعم العاطفي
تقديم الدعم العاطفي للموظفين يمكن أن يكون حاسمًا عند العمل عن بعد، حيث يشعر البعض بالعزلة والتوتر. يمكن بسهولة التواصل مع الموظفين والاطلاع على رؤيتهم بسؤال بسيط مثل "كيف تجد العمل عن بُعد؟" ويجب تنمية مهارات الذكاء العاطفي كمهارة قيادية لتعزيز العلاقات في مكان العمل. يمكن للتحديات المتعلقة بالعمل عن بُعد أن تنتج أيضًا فرصًا، حيث يمكن للأفراد العمل بمرونة من أي مكان وإنجاز المهام بفضل التقنيات الحديثة. كما قال درو هيوستن، المؤسس والرئيس التنفيذي لـ Dropbox، "نحن افتراضيون أولاً، لكن ليس افتراضيين بالكامل"، فالعمل عن بعد يمكن أن يكون حلًا جيدًا إذا تم التعامل معه بشكل جيد واستغلال فرصه.
5. صقل المهارات عن بعد
صقل المهارات اللازمة للعمل عن بُعد هو أمر حاسم للنجاح في هذا المجال المتطور. إذا كنت موظفًا يعمل عن بعد أو تنوي الانضمام إلى فريق عمل عن بُعد، فإن التعلم وتحسين مهاراتك اللازمة يمثل السر الذي سيفتح لك أبواب النجاح والتميز. و من بين هذه المهارات المهمة التي يجب عليك صقلها هي إدارة الوقت والتنظيم والتخطيط والتعاون والاتصال عبر الإنترنت وغيرها. يمكنك تعزيز هذه المهارات عن طريق استخدام أدوات مثل محرر مستندات Google و Gmail وعرض تقديمي وغيرها من البرامج المتاحة على الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون قادرًا على التكيف والتعامل مع التحديات والضغوطات بصورة فعالة. ويعتبر الدافع الذاتي واحدًا من أهم الصفات التي يجب عليك امتلاكها للعمل عن بُعد بنجاح. لذا، كمدير أو كشركة، يجب عليك توفير الدعم والتدريب اللازم لموظفيك الذين يعملون عن بعد لضمان تحسين مهاراتهم وتطويرها وتحسين أدائهم. فهم المستقبل، وتطويرهم هو الضمانة لنجاح عملك.
6. الأدوات المناسبة للقوى العاملة لديك في العمل عن بعد :
عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بعد، فهناك العديد من الأدوات المتاحة عبر الإنترنت لجعل هذه العملية أكثر سهولة وتفاعلية. وعلى الرغم من أن هذا النوع من العمل أثار بعض المخاوف بشأن زيادة عدد ساعات العمل، إلا أنه ما زال يحظى بشعبية كبيرة. وإذا كنت تريد العمل بشكل فعال مع فريق عامل عن بعد، فيجب عليك الاهتمام بالفروق الزمنية. ولحسن الحظ، هناك العديد من الأدوات المتاحة لمساعدتك في ذلك. فيما يلي بعض الأمثلة على الأدوات التي يمكنك استخدامها، سواء كنت تعمل مع فريق عالمي أو مع فريق محلي، لتسهيل وتحسين تجربة العمل عن بعد.
6.1 أدوات الاجتماع
Zoom - منصة مؤتمرات الفيديو التي يمكنك استخدامها لاستضافة الاجتماعات والغرف الفرعية للمشاريع أو العصف الذهني
Google Meet - بديل لـ Google Hangouts ، يمكن للموظفين التواصل بسهولة من خلال أي جهاز عبر الفيديو
Microsoft Teams - مكان للالتقاء والدردشة والاتصال والتعاون في مكان واحد ، خاصة إذا كنت تستخدم Microsoft بالفعل
6.2 أدوات إدارة المشروع
الاثنين - أداة لإدارة المشاريع تستخدم مهام سير العمل لتقسيم المشاريع وتعيين المواعيد النهائية عبر مجموعة من الأقسام
Asana - يساعد الفرق على تنظيم عملهم وتعقبه وإدارته عن طريق إضافة متعاونين
Trello - هي أداة لإدارة المشاريع والإنتاجية تستخدم "لوحات" لتنظيم المهام باستخدام أعمدة تتضمن مهام
ClickUp - أداة إنتاجية شخصية يمكن للفرق استخدامها لإنشاء قوائم أو لوحات مليئة بالمشاريع المختلفة التي دخلت للتو في شراكة مع HubSpot
6.3أدوات التعاون
ميرو - يقدم سبورة افتراضية لمشاريع العصف الذهني مع خيار إضافة الملفات والصور
Scribe - يقوم تلقائيًا بإنشاء دليل إرشادي مكتمل بلقطات الشاشة والتعليمات والنقرات التي يمكن تخصيصها
Weje - لديه وظيفة الملاحظات اللاصقة لحفظ الأفكار ومشاركتها مع مصمم الخرائط الذهنية
6.4 أدوات الاتصال
Slack - أداة اتصال جيدة للمحادثات الفردية أو في "غرف" جماعية تتكامل مع محرر مستندات Google و Trello وأدوات أخرى.
Chanty - تطبيق دردشة جماعي لا يتطلب سوى القليل من التدريب أو لا يتطلب تدريبًا على الإطلاق لتبادل الرسائل من خلال مكالمات الفيديو والرسائل الصوتية أو الصوتية والرسائل التي يمكن تحويلها إلى مهام.
6.4 أدوات مشاركة المستندات
Dropbox - خدمة استضافة ملفات تتيح لفريقك تخزين المستندات ومشاركتها من أي مكان.
Google Drive - يسمح لفريقك بالوصول إلى الملفات ومشاركتها عبر مجموعة برامج Microsoft .
6.5 أدوات تتبع الوقت
TimeDoctor - يتتبع الوقت والإنتاجية عبر الفرق وهو مفيد للوكالات وفرق البرمجيات .
بناء الفريق وأدوات الثقافة.
Crystal - يقدم اختبار شخصية مجاني لمعرفة المزيد عن فريقك وتفضيلاتهم لبناء صورة لاحتياجاتهم .
Compt - يساعدك على تقديم امتيازات مخصصة لموظفيك من خلال السماح لهم باختيار المزايا التي تناسبهم .
PizzaTime - يجمع فريقك البعيد معًا لمشاركة الطعام (الإفطار أو الغداء أو البيتزا) في مساحة افتراضية .